Bedrijfs Proces Management Server (BPMS)

Naast Document- en Content Management oplossingen levert OpenIMS ook het juiste gereedschap om alle communicatie- en werkprocessen binnen een organisatie te stroomlijnen: dat valt allemaal onder de noemer werkstroombesturing (workflowmanagement) en zaak-/ dossierafhandeling (casehandling) valt. Zo kunnen bijvoorbeeld met behulp van de OpenIMS - Bedrijfs Proces Management Server (BPMS) - bepaalde informatiestromen in goede banen worden geleid. Denk hierbij aan het registreren van een offerteaanvraag. Daarbij worden de bijbehorende activiteiten zoals het verzamelen en versturen van informatie en documentatie als één geheel afgehandeld. Met behulp van OpenIMS BPMS worden formulieren op de juiste wijze door de organisatie geleid en in de vereiste volgorde aan de betreffende medewerkers ter afhandeling beschikbaar gesteld. Het beschikbaar stellen en distribueren van de documenten verloopt volledig via een webinterface en ondersteunt notificatie zoals e-mail en sms.

Digitale formulieren kunnen ook worden ingezet om de interne bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Met behulp van de geavanceerde functionaliteit in OpenIMS kunnen de formulieren zo worden ingedeeld dat gebruikers, afhankelijk van de fase waarin het formulier zich bevindt, informatie moeten toevoegen voorfdat het naar een volgende fase kan. Daarnaast is het mogelijk om bepaalde gegevens vanuit het formulier in het backoffice systeem van de organisatie te plaatsen.

Een aantal basisvoorzieningen van het product zijn:

• Proces workflow editor en formulieren editor (CMS)
• Uitgebreide autorisatiefuncties met mogelijkheid tot verder verfijning
• Volledig webbased
• Ondersteuning van assistent (generen van bijv. ontvangstbevestiging, standaard brieven)
• Werken met postbakjes (in behandeling, overzicht)
• Eigen toegewezen takenlijst (over alle processen heen)
• Herinnering en notificatie
• Databeheer

Voorbeeldtoepassingen:

• Incidentregistratie (veiligheidsmanagement);
• Klachtenregistratie;
• Projectadministratie;
• Webintake systeem (afhandeling ingevulde webformulieren);
• Product datamanagement;
• Helpdesk management;
• Dossier management;
• Lead management (CRM);
• Afhandelen van aanvragen (bestellingen, reserveringen, seminars en dergelijke);
• En andere ...

Integratie OpenIMS Document Management Server

Van ieder ingevuld formulier wordt een record aangemaakt in het BPMS. Indien geactiveerd kan er direct een bijbehorend dossier in het OpenIMS DMS worden gecreëerd eventueel inclusief een voorgedefinieerde dossier-/folderstructuur. Nu kunt u vanaf het BPMS record direct alle bijbehorende document bekijken en eventueel ook informatie tussen de toepassingen uitwisselen. Wellicht heeft u in het betreffende proces de NAW gegevens vastgelegd, die kunnen dan direct worden verwerkt in een bevestigingsbrief die in het Document Management Systeem (DMS) wordt geplaatst.

Integratie OpenIMS Content Management Server

Indien u de opvolging van ingevulde webformulieren van uw Internetsite of Intranet wilt stroomlijnen en vormgeven kunt u hiervoor ook het BPMS gebruiken. Daarnaast is het mogelijk de indiener van het betreffende formulier bijvoorbeeld via een speciale overzichtspagina de status van dat betreffende formulier terug te geven. Een aantal voorbeeldformulieren zijn: verlof aanvragen, ziek-/beter meldingen, aanvraag kantoorartikelen, uitrusting/toebedeling werkplek, etc.

Voor meer informatie vul het aanvraag formulier in.