Clink diensten bedient woningcorporaties op maat met OpenIMS

Clink diensten bedient drie wooncorporaties op maat

met SaaS-gebaseerde DMS-oplossing OpenIMS

Iedereen kent waarschijnlijk wel de uitdrukking ‘onder druk wordt alles vloeibaar’. Dat is hier niet letterlijk – en zo is het ook niet bedoeld - maar wat Clink diensten voor elkaar heeft gekregen in relatief korte tijd komt aardig in de buurt. Samen met partner OpenSesame ICT heeft de dienstverlener voor drie wooncorporaties het voor elkaar gekregen een SaaS-oplossing te implementeren die een solide basis vormt voor toekomstige corporatie- en IT-ontwikkelingen.

Toen in 2023 de wooncorporatie Vestia werd gesplitst in drie aparte wooncorporaties – Hef Wonen, Hof Wonen en Stedelink - was direct al duidelijk dat een aantal zaken met betrekking tot de digitale transformatiestrategie onder druk stond. Jeroen Halkes, directeur ICT- en Digitale Transformatie bij Clink diensten, de dienstverlener voor de drie genoemde corporaties: ‘Op dat moment hadden we een aantal uitgangspunten voor onze toekomstige ICT-omgeving. We wilden een Best-of-Breed-applicatielandschap, het was noodzakelijk dat we het huidige ICT-landschap successievelijk zouden ontmantelen en daaruit vloeide voort dat we van een aantal toepassingen en omgevingen afscheid moesten nemen. Een ervan was het DMS-systeem, DISKIS, dat we toen in gebruik hadden 'end of life' zou zijn. Dit betekende geen ondersteuning meer en dus geen nieuwe updates vanuit de leverancier. We moesten op zoek naar een nieuw DMS. In samenspraak met de corporaties waarvoor we onze diensten verlenen besloten we om richting cloud over te stappen: naar een flexibele, aanpasbare en schaalbare werkomgeving die ons naar de toekomst toe een stevig fundament zou bieden om te kunnen inspelen op toekomstige ontwikkelingen.’

Deadlines

Er hing echter een aantal deadlines boven de markt. Halkes: ‘Zoals ik al zei, het DMS-systeem liep uit ‘zijn houdbaarheidsdatum’ en moest direct worden aangepakt. Vanwege die deadline kozen we voor de pragmatische aanpak: de inrichting zoals het was zou worden overgezet naar een nieuwe ICT-omgeving die ons in staat zou stellen te anticiperen op ontwikkelingen in de corporatiemarkt en/of op ICT-gebied.

Unanieme keuze voor OpenIMS

Op de RFP naar de markt kwamen de nodige aanmeldingen, veelal van aanbieders uit de corporatiemarkt, maar ook van OpenSesame ICT met OpenIMS. Melissa Kila, Teammanager DIV: ‘Het mooie van dit project was dat het nieuwe DMS niet vanuit een ivoren toren is gekozen en doorgevoerd. Zo’n dertig medewerkers en toekomstige gebruikers kregen de gelegenheid demo’s bij te wonen, mee te vragen en te denken, terwijl er best tijdsdruk op stond. Die dertig mensen kwamen uit allerlei geledingen vanuit de corporaties. De uitleg die OpenSesame ICT gaf en de demonstraties die ze lieten zien overtuigden ons: we kozen unaniem voor OpenIMS, hun DMS-platform. In SaaS-vorm.’

 

Implementatie

Het projectteam ‘Nieuw DMS’ ging aan de slag: alle eisen, wensen en verbeterde functionaliteiten werden verzameld en gebruikt om in samenspraak met de leverancier te gaan bouwen aan de toekomst: letterlijk in dit geval. De uitrol, dataoverdracht, trainingen en live-gang moesten voor Clink diensten, Hef Wonen, Hof Wonen en Stedelink vóór 1 januari 2025 geregeld zijn. ‘Dus de druk stond er wel op’, aldus Melissa.

Nog niet zo veel corporatie-ervaring in Nederland

Dat OpenSesame ICT de gunning won was op zich al opmerkelijk, want het bedrijf had eigenlijk nog niet zoveel ervaring in de Nederlandse corporatiemarkt. Een paar grote Belgische corporaties waren wel al een aantal jaren klant.

Melissa: ‘Zo’n keuze geeft ook wel weer zijn eigen uitdagingen, moet ik zeggen. Het voordeel van een partij die wél uit die markt komt is natuurlijk dat ze alle processen van binnen en van buiten kennen. Dat moesten we in dit geval nog wel eens uitleggen. Maar eerlijk is eerlijk, ze luisterden goed, de samenwerking was goed en ze zeiden eigenlijk nooit nee op onze verzoeken. Zelfs niet als dat wellicht beter was geweest… Daar hebben wij overigens ook wel een beetje onze weg in moeten vinden. Maar nu het systeem inmiddels ruim een half jaar ‘live’ is, is zowel de inrichting en de acceptatie van de medewerkers een stuk beter. Dat was best een hobbel die we moesten nemen.’

De medewerkers hadden in de voorbije jaren al zoveel meegemaakt, dat ze niet direct stonden te springen op weer een verandering. De voordelen waren echt wel duidelijk en verandering is ook vaak wennen, maar het kostte best wat tijd en training voordat de acceptatie daar was en de mensen ook echt de voordelen zagen en de meerwaarde voelden.

Wat zijn dan die voordelen?

Belangrijkste voordeel voor de medewerkers is dat het een SaaS-omgeving betreft. Melissa: ‘De medewerkers, bij elkaar ruim 800, hebben de beschikking over een up-to-date DMS, met functionaliteiten om goed/beter te kunnen (samen)werken erin gebouwd. Ze kunnen nu volledig plaats- en tijdonafhankelijk werken; vanuit huis, onderweg of op kantoor kunnen ze direct bij de informatie die voor hen relevant is. Ze werken weliswaar niet alle 800 met het systeem, maar het overgrote deel wel.’

Melissa vult aan: ‘Alle archiefwaardige en juridisch relevante documenten met betrekking tot onze huurders, vastgoed en beleid staan in het DMS, nu dus in OpenIMS. Dat gaat bijvoorbeeld om huurovereenkomsten, rapporten enz. Voor de huurders zelf is (een deel van) die informatie bereikbaar via het beveiligde huurdersportaal, dat volledig ‘secure’ is gekoppeld met OpenIMS. Er is tijdwinst, grotere bereikbaarheid en beschikbaarheid, vertrouwelijkheid en daarmee grip op informatie.’

Andere volgorde

‘Overigens, wanneer er meer tijd was geweest dan zouden er wellicht andere stappen zijn gezet. In een andere volgorde bedoel ik dan’, aldus Melissa. ‘Het DMS was niet het eerste geweest wat we zouden hebben opgepakt. Dat moest nu echter wel, omdat de ondersteuning ervan simpelweg ophield en dat konden we ons niet veroorloven. Dus ging het systeem over ‘as is’ en is gekozen voor een partner en een pad waarbij we in de toekomst makkelijk aanpassingen kunnen doen in de door ons gewenste richting. De koppelingen naar omliggende applicaties – zoals MS EntraID, Wocas, Kofax, SharePoint, Teams, mail, en het CRM-systeem IRIS - zorgen voor die flexibiliteit.’

Business en IT bij elkaar brengen

Jeroen Halkes bevestigt de gang van zaken: ‘De IT-strategie en de digitale transformatie die we voor ogen hadden - en nog steeds hebben - is vastgesteld in het programma DigiThuis. Daarin zijn onze ambities verwoord die veel verder gaan dan ‘slechts’ het vervangen van een systeem, zoals hier het DMS-systeem. Het uitgangspunt van DigiThuis is de vanuit de business gestelde vraag: wat hebben we nu en in de toekomst nodig om ons werk goed te kunnen doen? Hoe kunnen we dat bereiken en welke middelen staan ons daarvoor ter beschikking. IT-middelen vormen daar een onderdeel van, maar die zijn ondersteunend aan de business. Zonder ICT kom je echter ook niet ver, dus moeten we de business en de IT steeds dichter bij elkaar brengen. Dat is waar we samen met de drie corporaties mee bezig zijn.’

Samen blijven verbeteren

Melissa sluit af met de woorden: ‘Het nieuwe DMS is nog niet af, maar we zijn wel goed op weg. Samen met de corporaties en OpenIMS, ontwikkelen en verbeteren wij ons nieuwe DMS, met als doel een betrouwbare en efficiënte werkomgeving voor al onze huurders en relaties te creëren, beheren en de dienstverlening aan de corporaties verder te optimaliseren.

 Onze reis naar een nieuw DMS is een voorbeeld van hoe innovatie en aanpassing kunnen leiden tot meer mogelijkheden en verbeteringen. Hoewel verandering vaak wennen is, kan het uiteindelijk significant meerwaarde opleveren voor zowel individuele medewerkers als de organisatie als geheel.’